Lo que revisa el IDS en una visita de verificación (y lo que más hace fallar a los prestadores)

En Norte de Santander, las visitas de verificación de las condiciones de habilitación las hace el Instituto Departamental de Salud (IDS). Su objetivo es comprobar que lo que declaraste en tu autoevaluación del REPS es cierto: que el servicio que ofreces cumple en la práctica con lo que exige la Resolución 3100 de 2019.

La visita no tiene por qué ser un susto. Si sabes qué van a mirar, puedes prepararte con tiempo.

Cómo suele ser una visita

1. Apertura. Los verificadores se presentan, explican el alcance (qué servicios y qué sede van a revisar) y se firma un acta de apertura.
2. Recorrido. Revisan las áreas donde prestas el servicio: infraestructura, dotación, almacenamiento de medicamentos, manejo de residuos.
3. Revisión documental. Piden soportes: hojas de vida del personal, protocolos, registros de mantenimiento, historias clínicas, contratos.
4. Entrevistas. Le preguntan al personal cómo hace las cosas. Aquí se nota si los protocolos se aplican o sólo existen en una carpeta.
5. Cierre. Se levanta un acta con los hallazgos, que firman las dos partes.

Qué revisan: los siete estándares

La Resolución 3100 agrupa las condiciones técnico-científicas en siete estándares. Esto es lo que suelen mirar en cada uno:

• Talento humano: títulos, inscripción en el ReTHUS, certificados de formación que exija el servicio, y que el personal disponible sea el que declaraste.
• Infraestructura: áreas adecuadas al servicio, condiciones de limpieza y desinfección, lavamanos donde se requieren, accesibilidad y señalización.
• Dotación: los equipos necesarios, con hoja de vida, mantenimiento preventivo y calibración cuando aplica.
• Medicamentos, dispositivos médicos e insumos: registro sanitario, fechas de vencimiento, control de temperatura y humedad, y cadena de frío si manejas productos refrigerados.
• Procesos prioritarios: protocolos y guías adoptados, programa de seguridad del paciente, consentimiento informado, limpieza y desinfección, y que el equipo los conozca.
• Historia clínica y registros: historias completas y legibles, con la identificación y firma de quien atiende, y con custodia y confidencialidad.
• Interdependencia: los servicios de apoyo que necesitas (por ejemplo, laboratorio, esterilización o transporte de pacientes), disponibles directamente o mediante contrato vigente.

Para las IPS se suman las condiciones de capacidad técnico-administrativa y de suficiencia patrimonial y financiera.

Los hallazgos más comunes

En la práctica, estos son los puntos donde más se caen los prestadores:

1. Soportes del personal incompletos. Un título que no está en la carpeta, un curso vencido o un profesional que ya no trabaja pero sigue declarado.
2. Equipos sin hoja de vida o sin mantenimiento al día. El equipo funciona, pero no hay cómo demostrar que se le hace mantenimiento.
3. Medicamentos o insumos vencidos en un cajón olvidado, o neveras sin registro diario de temperatura.
4. Protocolos que nadie conoce. Están impresos y bien presentados, pero cuando el verificador pregunta, el equipo no sabe qué hacer.
5. Historias clínicas incompletas: sin consentimiento firmado, sin los datos de quien atiende o con información ilegible.
6. Residuos mal gestionados: sin plan de gestión integral de residuos (PGIRASA), sin registros o sin contrato con el gestor de residuos peligrosos.
7. Interdependencia "de palabra". Se dice que hay un acuerdo con un laboratorio o una ambulancia, pero no hay contrato, o está vencido.
8. Lo declarado no coincide con la realidad: servicios, modalidades o capacidad instalada distintos de lo que dice el REPS.

Qué pasa si encuentran incumplimientos

Si un servicio no cumple, la autoridad sanitaria puede aplicar medidas de seguridad, como la suspensión o el cierre del servicio, y abrir un proceso sancionatorio. Por eso la regla de oro de la habilitación es sencilla: si un servicio no cumple, no lo ofertes ni lo prestes hasta que cumpla.

¿Cuándo te pueden visitar?

Las secretarías de salud arman un plan anual de visitas. Para el plan de 2026, la Resolución 2313 de 2026 amplió el plazo de ejecución hasta el 31 de marzo de 2027 en Norte de Santander y en otros 15 departamentos. Además, puede haber visitas por fuera del plan, por ejemplo tras una queja. Lo más sensato es prepararte como si la visita fuera la próxima semana. Te lo explicamos en este artículo sobre la habilitación en 2026.

Lista rápida para esta semana

• Carpeta de cada profesional completa y vigente (título, ReTHUS, cursos).
• Inventario de equipos con hoja de vida y cronograma de mantenimiento.
• Fechas de vencimiento de medicamentos e insumos revisadas.
• Registro de temperatura y humedad al día.
• Una charla corta con el equipo sobre los protocolos clave.
• Revisión de cinco historias clínicas escogidas al azar.
• Contratos de interdependencia vigentes y a la mano.
• Datos del REPS iguales a lo que realmente prestas.

¿Quieres saber cómo estás antes de que llegue la visita? Haz el Diagnóstico de Habilitación 360° o escríbenos y te acompañamos a prepararla.